CertLex Online-Seminar für Anwender: „Erweiterte Compliance-Dienstleistungen“
am 04.07.2024 von 10 Uhr bis 11 Uhr.
Sehr geehrte CertLex-Anwender,
Unternehmen sehen sich fortlaufend mit weiteren Anforderungen konfrontiert und auf die Beschäftigten kommen damit immer wieder neue und erweiterte Aufgaben zu. Dabei nimmt das Thema „Rechtskataster“ eine zentrale Säule ein, bei der wir Sie kontinuierlich unterstützen. Daneben bieten wir aber auch eine Reihe ergänzender oder zusätzlicher Möglichkeiten, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen können und die wir Ihnen deshalb im Folgenden einmal näherbringen möchten.
Genehmigungsmodul
Fast jedes Unternehmen verfügt zwangsläufig über verschiedene Genehmigungen von Behörden – und sei es „nur“ eine Baugenehmigung. Oftmals kommen aber auch wasserrechtliche Erlaubnisse oder immissionsschutzrechtliche Bescheide hinzu und so kann sich über eine mehrjährige Betriebshistorie ein großer Umfang ergeben. Da derartige Genehmigungen in der Regel auch immer Nebenbestimmungen enthalten, die vom Unternehmen zu beachten und einzuhalten sind, ist eine gründliche Prüfung und Dokumentation mit Maßnahmenmanagement erforderlich.
Aus diesem Grund bieten wir Ihnen mit CertLex auch die Möglichkeit, ein digitales Genehmigungskataster aufzubauen. Zwar lässt sich der Initialaufwand der Digitalisierung hierbei nicht wegdiskutieren (Papierbescheide müssen zwangsläufig in die digitale Welt übertragen werden), aber langfristig lohnt sich dieser Schritt, da er viele Vorteile mit sich bringt:
– Ein digitaler Ablageort, auf den die Akteure gleichzeitig zugreifen können.
– Breite Wissensbasis durch Verfügbarkeit der Informationen, statt Konzentration auf einzelne Personen.
– Logische Verkettung von Anlagen mit Genehmigungen und Nebenbestimmungen sowie daraus konkret abzuleitende Pflichten.
– Dokumentiertes Pflichtenmanagement mit Verantwortlichkeitsmanagement, Terminverwaltung, Erinnerungsfunktionen und transparenter Darstellung.
– Unterstützung durch Experten.
Dabei können wir von CertLex Ihnen nicht nur das Werkzeug zur Verfügung stellen, sondern Sie auch direkt bei der Arbeit unterstützen, wenn eigene Ressourcen knapp sind. Wir übernehmen auf Wunsch die Einpflege Ihrer Genehmigungen mit Nebenbestimmungen und prüfen dabei gleichzeitig, ob diese überhaupt noch gültig sind, oder ggf. durch neuere Bescheide ersetzt wurden. So sind Sie ideal vorbereitet, das Pflichtenmanagement darauf basierend vorzunehmen und so die Rechts- und Zukunftssicherheit Ihres Betriebes aktiv zu stärken.
Das Genehmigungskataster stellen wir Ihnen gerne für einen begrenzten Zeitraum kostenfrei zum Testen zur Verfügung!
Erweiterte Profilaktualisierung
Mit dem Rechtskataster von CertLex können Sie sich darauf verlassen, jederzeit über neue oder geänderte Rechtsquellen informiert zu werden. Grundlage dafür ist unsere fachspezifische Eingliederung von Rechtsquellen in spezielle thematische Cluster. Welche dieser Cluster Ihnen zugeordnet werden, wird durch den Fragebogen definiert. Er steht deshalb immer am Beginn der Einrichtung des Systems und wird Ihnen auch in regelmäßigen Abständen wieder zum Ausfüllen übermittelt, damit wir im Zeitverlauf sicherstellen können, dass durch betriebliche Änderungen immer noch die korrekte Auswahl vorliegt. Diese Leistung ist für Sie kostenlos und wir empfehlen Ihnen, dieses Angebot regelmäßig wahrzunehmen, da wir den Fragebogen auch ständig weiterentwickeln, um so noch besser Cluster zuzuschneiden.
Dabei lassen sich jedoch nicht alle Rechtsquellen im Einzelnen auf Relevanz bewerten, dafür gibt es inzwischen seitens EU, Bund, Länder und ergänzender Normgeber wie im Bereich der BG oder des Technischen Regelwerkes einfach zu viele, um dies über einen Fragebogen abzubilden. Unsere Kundenbetreuer können aber eine solche Überprüfung manuell vornehmen und so für eine noch präzisere Auswahl der Rechtsquellen sorgen.
Sie profitieren von dieser „erweiterten Profilaktualisierung“ durch weniger Rechtsquellen in der Bibliothek und damit:
– weniger potenzielle Pflichten aus Grundanforderungen (Betreiberpflichten), die es zu prüfen gilt,
– weniger Änderungsmeldungen in den Journalen, da diese Einträge einen Bezug zur Bibliothek haben müssen (ausgenommen ganz neue Rechtsquellen),
– inkludierte Schulung zur Anwendung
Eine solche Profilaktualisierung kann auch online stattfinden, so dass auf beiden Seiten Zeit und Reiseaufwand eingespart werden können. Gerade wenn Ihre Bestandsaufnahme, also die ursprüngliche Einrichtung, bereits einige Zeit her ist, kann dies sinnvoll sein und wir stehen Ihnen bei Interesse gern jederzeit zur Verfügung!
Audit-Check-Up und Compliance Checks
Wer kontinuierlich mit CertLex arbeitet, legt den Grundstein für die Sicherstellung der Compliance. Manchmal erlauben betriebliche Situationen aber keine fortlaufende Bearbeitung, wie man selbst es sich wünscht und selten kann man alle fachlichen Aspekte allein beurteilen. Gerade im Vorfeld zu den (Re-)Zertifizierungsaudits der Managementsysteme (z.B. DIN EN ISO 9001,14000, 27001, 45001, 50001, etc.) kommt es oft zu zeitlichen Engpässen und Unsicherheiten.
Wir bieten Ihnen hier zwei Optionen, um mehr Sicherheit zu erzeugen und fachliche zu unterstützen:
Mit dem „Audit-Check-Up“ können Sie einen Online-Termin mit Fachexperten und Juristen buchen, um über die Rechtsänderungen- und Neuerungen aus den vergangenen Monaten zu sprechen. Sie erhalten Tipps zur Relevanz, fachlichen Bedeutung, betrieblichen Anwendung und zur Dokumentation in CertLex. So bringen wir gemeinsam Ihre Arbeit in CertLex auf Stand und geben Ihnen Sicherheit für das anstehende Audit.
Möchten Sie noch tiefergehende Unterstützung, bietet wird Ihnen den „Compliance Check“ als Lösung an. Hierbei kommen unsere Fachexperten und Juristen zu Ihnen und prüfen die Umsetzung rechtlicher Anforderungen direkt vor Ort, um Schwachstellen zu identifizieren, bevor diese zu möglichen Haftungsfällen, Schäden oder Bußgeldern führen. Sie bestimmen, in welcher Tiefe geprüft werden soll – vom schnellen tages-Check, bis hin zu mehrtägigen Audits, passen wir uns auf Ihren Bedarf an. Dabei können die Themenfelder Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Energie und Nachhaltigkeit gemeinsam oder für sich geprüft werden. Mit einem schriftlichen Bericht erhalten Sie dann konkrete Handlungsempfehlungen, die wir Ihnen gern auch direkt in Ihren Maßnahmenplan von CertLex einstellen können!
Wenn Sie sich für die zuvor genannten Themen interessieren, können Sie sich gern zu unserem kostenlosen Webinar am 04.07.2024 anmelden. Die Anmeldung geht über die Email-Adresse: info@certlex.de
Hier stellen wir Ihnen die Leistungen noch einmal ausführlicher vor und Sie haben die Möglichkeit Fragen diesbezüglich zu stellen.
Selbstverständlich können Sie uns bei Fragen oder Interesse auch jederzeit direkt ansprechen – wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!
Florian Riedig
Florian Riedig
– Head of Customer-Management & Content-Management –
Diplom-Ökonom, Interner Umweltauditor/Umweltbetriebsprüfer nach DIN EN ISO 14001/EMAS,
Interner Energiemanager/-auditor nach DIN EN ISO 50001
CertLex AG
Tel.: +49 (0)40 360 97 19 12
E-Mail: riedig@certlex.de
Herr Riedig verantwortet das Kundenmanagement und die Inhaltserstellung bei CertLex. Zudem berät er Unternehmen bei der Umsetzung von Management- und Complianceprozessen in den Gebieten Umwelt, Energie und Arbeitsschutz.
